← Все кейсы
Кейс интеграции amoCRM и DentalPRO. Как реализовать бесшовный обмен данными?
16 ИЮЛЯ 2025
По данным исследования VPG, до 30 % заявок в частных клиниках теряются на стыке между CRM и МИС. Пациент записался, но не дошёл, потому что что-то забыли, не внесли, не напомнили...
Когда стоматология начинает масштабироваться, всё сначала кажется управляемым: администратор ведёт таблицы, врач смотрит расписание в медицинской системе, маркетолог проверяет заявки в CRM. Но со временем эти миры начинают жить своей жизнью. Пациент оставляет заявку на сайте, администратор вбивает её вручную, потом ещё раз записывает в
DentalPRO, врач в кабинете не понимает, откуда этот человек и зачем пришёл. CRM не знает, был ли приём, а маркетолог не может посчитать воронку, потому что она обрывается где-то между звонком и креслом. Начинаются дубли, ошибки в записях, «потерянные» клиенты и паника у администратора: «Мы записали его на 14:00 или на 15:00?..» Всё вроде бы работает, но постоянно течёт. И самое главное, вы не управляете этим процессом, вы его догоняете.
Мы расскажем, как можно разорвать этот круг. Как связать amoCRM и DentalPRO так, чтобы данные шли автоматически, статусы обновлялись без участия администратора, а вы впервые увидели воронку не только «до заявки», но и «до лечения». Этот кейс не про магию интеграций. Этот кейс показывает как перестать терять деньги и начать управлять потоком пациентов на цифрах.
Когда стоматология начинает масштабироваться, всё сначала кажется управляемым: администратор ведёт таблицы, врач смотрит расписание в медицинской системе, маркетолог проверяет заявки в CRM. Но со временем эти миры начинают жить своей жизнью. Пациент оставляет заявку на сайте, администратор вбивает её вручную, потом ещё раз записывает в
DentalPRO, врач в кабинете не понимает, откуда этот человек и зачем пришёл. CRM не знает, был ли приём, а маркетолог не может посчитать воронку, потому что она обрывается где-то между звонком и креслом. Начинаются дубли, ошибки в записях, «потерянные» клиенты и паника у администратора: «Мы записали его на 14:00 или на 15:00?..» Всё вроде бы работает, но постоянно течёт. И самое главное, вы не управляете этим процессом, вы его догоняете.
Мы расскажем, как можно разорвать этот круг. Как связать amoCRM и DentalPRO так, чтобы данные шли автоматически, статусы обновлялись без участия администратора, а вы впервые увидели воронку не только «до заявки», но и «до лечения». Этот кейс не про магию интеграций. Этот кейс показывает как перестать терять деньги и начать управлять потоком пациентов на цифрах.
Что было до интеграции
Типичная картина:
- Все данные вводились вручную и в CRM, и в DentalPRO.
- Не было единого идентификатора пациента, приходилось сверять по фамилии.
- Пациенты записывались дважды или путались в расписании.
- Аналитика невозможна: CRM не видит факт приёма, МИС не знает, откуда пациент.
Как реализовать бесшовный обмен на практике
Вот пошагово, как была выстроена интеграция между amoCRM и DentalPRO:
Шаг 1. Определить, какие данные должны синхронизироваться
Первый и самый важный шаг понять, какие именно данные должны «переезжать» между amoCRM и DentalPRO. Многие клиники ограничиваются передачей ФИО и телефона, но этого недостаточно. Чтобы воронка работала, как единый механизм, синхронизация должна охватывать весь цикл пациента: от первой заявки до закрытого приёма. Минимальный состав данных включает личные данные пациента (ФИО, телефон, дату рождения), дату и время записи, факт визита (пришёл, отменил, не подтвердил), а также результат. Например, проведено лечение, составлен план, назначен повтор. Это позволяет не только вести учёт, но и строить сегментацию и автоматизировать действия на каждом этапе.
Важно: в качестве основного идентификатора используйте не имя, а уникальный ID пациента, так вы избежите дубликатов и ошибок. И заранее определите, какие статусы в CRM будут отображать события из МИС, без этого автоматизация будет работать «вслепую».
Шаг 1. Определить, какие данные должны синхронизироваться
Первый и самый важный шаг понять, какие именно данные должны «переезжать» между amoCRM и DentalPRO. Многие клиники ограничиваются передачей ФИО и телефона, но этого недостаточно. Чтобы воронка работала, как единый механизм, синхронизация должна охватывать весь цикл пациента: от первой заявки до закрытого приёма. Минимальный состав данных включает личные данные пациента (ФИО, телефон, дату рождения), дату и время записи, факт визита (пришёл, отменил, не подтвердил), а также результат. Например, проведено лечение, составлен план, назначен повтор. Это позволяет не только вести учёт, но и строить сегментацию и автоматизировать действия на каждом этапе.
Важно: в качестве основного идентификатора используйте не имя, а уникальный ID пациента, так вы избежите дубликатов и ошибок. И заранее определите, какие статусы в CRM будут отображать события из МИС, без этого автоматизация будет работать «вслепую».
Шаг 2. Подключить интегратор или коннектор
Есть 2 варианта:
- Готовые коннекторы: Многие интеграторы (например, Make, Albato, Zapier через webhook) уже поддерживают amoCRM + кастомные API.
- Индивидуальная интеграция через API: В amoCRM подключается вебхук на событие создания/обновления лида. В DentalPRO создаётся REST-запрос для получения/передачи информации о пациенте и визите. Передача идёт по HTTPS с авторизацией по токену.
Шаг 3. Настроить автоматические действия
После того как данные из amoCRM и DentalPRO начали обмениваться, следующим шагом является внедрение автоматических сценариев. Именно они позволяют снять рутину с администратора и не забывать о пациентах, которые выпадают из поля зрения.
Например, при смене этапа воронки в amoCRM («Запись подтверждена») можно автоматически создавать запись в DentalPRO через API. Если пациент не пришёл, DentalPRO возвращает этот статус обратно, и CRM ставит задачу администратору: позвонить, выяснить причину, предложить новую дату. При успешном визите можно запускать автоворонку повторного касания. Например, письмо с планом лечения, предложением записаться на следующий этап или напоминанием об оплате.
Та же логика работает и для «длинных» сценариев. Если с момента последнего визита прошло 6 месяцев, CRM отправляет пациенту письмо: «Пора на гигиену». Это простая автоматизация, но именно она даёт стабильный поток возвратов без участия персонала.
Важно: каждый такой триггер должен быть завязан на событие из МИС, чтобы исключить ручной контроль. Это и есть настоящая синхронизация, не просто передача данных, а единая логика обслуживания пациента.
Например, при смене этапа воронки в amoCRM («Запись подтверждена») можно автоматически создавать запись в DentalPRO через API. Если пациент не пришёл, DentalPRO возвращает этот статус обратно, и CRM ставит задачу администратору: позвонить, выяснить причину, предложить новую дату. При успешном визите можно запускать автоворонку повторного касания. Например, письмо с планом лечения, предложением записаться на следующий этап или напоминанием об оплате.
Та же логика работает и для «длинных» сценариев. Если с момента последнего визита прошло 6 месяцев, CRM отправляет пациенту письмо: «Пора на гигиену». Это простая автоматизация, но именно она даёт стабильный поток возвратов без участия персонала.
Важно: каждый такой триггер должен быть завязан на событие из МИС, чтобы исключить ручной контроль. Это и есть настоящая синхронизация, не просто передача данных, а единая логика обслуживания пациента.
Шаг 4. Проверить корректность ID, дубликатов и прав доступа
После того как данные начали передаваться между CRM и МИС, важно не останавливаться на «всё работает». На этом этапе часто всплывают проблемы, которые не сразу заметны, но потом приводят к потере данных, дублированию или сбоям в сценариях.
Самое распространённое это дубликаты. Они возникают, когда система не может точно сопоставить пациентов из разных источников. Например, один и тот же человек в CRM записан как «Иванов А. П.», а в МИС как «Алексей Иванов». Без единого ID система создаёт нового пациента, и часть истории теряется. Поэтому важно на этапе настройки зафиксировать, какой параметр будет использоваться как уникальный идентификатор, чаще всего это ID из МИС, который передаётся в CRM при создании карточки.
Второй риск права доступа. Если не задать чёткие роли, администраторы, врачи и маркетологи могут случайно вносить противоречивые правки: один меняет статус вручную, другой запускает автоматический сценарий, третий удаляет задачу. В идеале все действия, влияющие на сценарии и синхронизацию, должны быть автоматическими. Если ручные изменения всё же возможны, они должны логироваться.
И, наконец, многие забывают про резервные механизмы на случай сбоев. Если API недоступен или что-то пошло не так, система должна фиксировать ошибку: сохранять лог, отправлять уведомление, ставить задачу на проверку. Это несложно реализовать, но спасает в ситуациях, когда CRM считает, что пациент не пришёл, а он был, просто данные не дошли.
Именно на этом шаге важно отловить все баги. Поэтому перед запуском обязательно проведите недельное тестирование в изолированной воронке или в копии системы. Так вы поймёте, где возникают дубли, где не работают статусы, и устраняете это ДО того, как всё пойдёт вживую.
Самое распространённое это дубликаты. Они возникают, когда система не может точно сопоставить пациентов из разных источников. Например, один и тот же человек в CRM записан как «Иванов А. П.», а в МИС как «Алексей Иванов». Без единого ID система создаёт нового пациента, и часть истории теряется. Поэтому важно на этапе настройки зафиксировать, какой параметр будет использоваться как уникальный идентификатор, чаще всего это ID из МИС, который передаётся в CRM при создании карточки.
Второй риск права доступа. Если не задать чёткие роли, администраторы, врачи и маркетологи могут случайно вносить противоречивые правки: один меняет статус вручную, другой запускает автоматический сценарий, третий удаляет задачу. В идеале все действия, влияющие на сценарии и синхронизацию, должны быть автоматическими. Если ручные изменения всё же возможны, они должны логироваться.
И, наконец, многие забывают про резервные механизмы на случай сбоев. Если API недоступен или что-то пошло не так, система должна фиксировать ошибку: сохранять лог, отправлять уведомление, ставить задачу на проверку. Это несложно реализовать, но спасает в ситуациях, когда CRM считает, что пациент не пришёл, а он был, просто данные не дошли.
Именно на этом шаге важно отловить все баги. Поэтому перед запуском обязательно проведите недельное тестирование в изолированной воронке или в копии системы. Так вы поймёте, где возникают дубли, где не работают статусы, и устраняете это ДО того, как всё пойдёт вживую.
Что изменилось после внедрения
Дополнительно:
- Маркетолог видит, какие каналы приводят пациентов до лечения.
- Руководитель может управлять воронкой, а не таблицами.
- Пациенты получают вовремя напоминания, меньше перезаписываются.
Что ещё можно подключить
После базовой интеграции легко масштабировать систему:
- Сквозная аналитика: подключение Roistat, Calltouch или GA4 к CRM.
- E-mail и SMS-рассылки: по событиям и статусам из МИС.
- Онлайн-оплата: через CRM или кабинет пациента.
- Бонусная программа: если CRM умеет считать LTV — можно ввести накопительную систему.
Заключение
Интеграция amoCRM и DentalPRO позволяет контролировать воронку, сокращать потери и проводить системную работу с пациентами. В этой статье мы показали, какие ошибки чаще всего допускают клиники, на чём выстраивается бесшовный обмен данными и как автоматизация даёт прирост уже в первые месяцы.
Но у каждой клиники своя специфика. Где-то работает стоматология на одного врача, где-то сеть с филиалами. У кого-то CRM чисто для администраторов, у кого-то подключены и врачи, и маркетинг. Интеграция работает по-разному в каждом случае.
Делитесь в комментариях, как у вас сейчас устроен обмен между CRM и МИС?
Но у каждой клиники своя специфика. Где-то работает стоматология на одного врача, где-то сеть с филиалами. У кого-то CRM чисто для администраторов, у кого-то подключены и врачи, и маркетинг. Интеграция работает по-разному в каждом случае.
Делитесь в комментариях, как у вас сейчас устроен обмен между CRM и МИС?
Диагностика потенциала роста прибыли Стоматологии
За 45 минут разберём, где могут теряться входящие обращения: заявки, запись, явка, повторные визиты, средний чек. Составим карту роста и предоставим файл с расчётами себе в работу.
Оставить заявку 
